Mikare CRM Eesti keeles
In English
LOG IN
Intranet, Kliendihaldus, CRM...ERP Teooria Uudised Toetus Kuidas kasutada? Hinnad Portfolio Kontakt

Kommunikatsioon

Kommunikatsioon
NB! Kirjeldame ainult tehnilist lahendust ja mitte seda, kuidas peab olema üles ehitatud ettevõtte protsesside mudel. See on juhtimiskonsultantide töövaldkond.

Klassikaliselt jaotatakse kommunikatsioon sise- ja väliskommunikatsiooniks. Mikare CRM tarkvara sisse on ehitatud mõlemad. Mikare CRM tarkvara kasutamisel lähtume minimalismi ja mõistlikkuse printsiibist – nii vähe, kui võimalik, samas niipalju, kui minimaalne vajalik. Minimaalse vajalikkuse mahu üle otsustab ettevõtte juhtkond.
 
Aga alustame peamisest – mis see kommunikatsioon on ja kuidas/kelle vahel see toimub? Kui raamatupidamislikku arve dokumenti vaadata, on seal alati teenuse/kauba müüja ja teenuse/kauba saaja ning eraldi käsitletakse maksjat. Kommunikatsiooniga on suuresti samamoodi. Keegi ütleb kellelegi midagi. Tagajärjena võib midagi juhtuda, aga ei pruugi. Kommunikatsiooni algatajaks on alati inimene, kommunikeeruda saab alati inimesega. Kommunikeeruda ei saa ettevõttega või projektiga või kinnisvara objektiga või dokumendiga. Kui inimeste grupp on suur, ei ole otstarbekas välja tuua igat inimest eraldi, sest see on ajamahukas töö, mille väärtus on küsitav. Suurele grupile sõnumi edastamine võib tähendada ettevõtte sees mingi uue info levitamist või korralduse edastamist. Samuti võib see olla info meie klientidele-partneritele. Ettevõtte sees liikuvat infot nimetatakse sisekommunikatsiooniks ning ettevõttest välja suhtlemist väliskommunikatsiooniks. Arusaadavalt ei ole kommunikatsioonikanalid samad, kuid osaliselt ka võivad olla. Heaks näiteks on e-mail, mille esmane disainitud funktsioon oli hakata asendama tiguposti. Nüüdseks on e-maili formaadile üles ehitatud ülesandehalduse süsteeme. Kui vaadelda e-maili, ülesandehaldust ja teavitust, siis valdavalt on sõnumi sisu ju sama. Erineb see ühes olulises kohas - ülesanne tähendab, et üks inimene ootab teiselt poolelt tulemust, teavitus seda ei oota. E-maili puhul peab alati süvenema, kas see oli teade või ülesanne – mida peab saaja tegema? Ülesandehalduse mõte on delegeerida vastutust koos juhisega, midagi ära teha. Teavituse mõte on anda uut informatsiooni, kuid mitte eeldada tegevust/tulemust. Ülesannet suurele grupile inimestele edastades tekkib „jagatud vastutuse“ sündroom – ehk keegi ei vastuta. Samuti ei julge keegi otsustada. On korduvalt tõestatud, et kirjalikult fikseeritud ülesandeid on inimestel lihtsam täita. Kuid neid on märksa keerulisem koostada selliselt, et ei jääks sisse mitmeti mõistetavust. Ometi on ülesande saajad alati kordades rõõmsamad, kui neile on antud kirjalik ülesanne, see on üheselt arusaadav, mõõdetav ja teostatav. Soovitame ülesande edastamisel kirjutada selliselt, et mistahes lugeja saab ülesande sisust aru ka aastate möödudes ilma selleks lisateadmisi omades – selgelt ja korrektselt, täislausetega. Kirjalikult vormistatud ülesande halduse juures tekib selline eelis, et on võimalik eristada tehtud/tegemata ülesandeid, saab neid prioriteetide järgi reastada ning filtreerida neid töö sisu või seoste järgi. Seoseks võib olla ülesande andja, vastutaja, ettevõte, projekt, kinnisvara, objekt, koolitus vms ettevõttes laiale üldsusele teadaolev tunnus. Vastutusega tegevus võib olla veel kohtumine või telefonikõne. Mikare CRM tarkvaras on kasutusel maailma parima praktika järgi jaotus kõikidele kommunikatsiooni liikidele. Nendeks on: e-mail, ülesanne, kohtumine, telefonikõne, teade. Need on vähimad erineva formaadiga tegevuse liigid.
Ülesanded ja teated on ainult sisekommunikatsiooni osad. E-mail, kohtumine ja telefonikõne võivad olla nii sise- kui väliskommunikatsiooni osad. Mikare soovitab e-maili mitte kasutada sisekommunikatsiooni vahendina, kui see on võimalik. Miks? Kõik meist on kuulnud kellegi ohkeid, et tal on läbi töötamata 100-300 e-maili. Just, „läbi töötamata“. E-maili sisu ei ole kunagi tegevuse formaadiga selgitatud. Kui ettevõtte sees mitte kulutada aega iga e-maili sisust ülesande otsimisega, on võimalik tõsta inimese tootlikkust ajaühikus. Me määrame talle kohtumise või telefonikõne, anname talle ülesande, saadame teate – töötaja teab, kuidas neid tegevuste liike omavahel prioretiseerida. E-maili puhul me aga kunagi ei tea, mis seal sees on. Seega meil jääb kohustus iga e-mail „läbi töötada“ ja otsustada, et see oli teade, mida mul pole vaja, või ülesanne, mida ma pean tegema, kuid see pole piisavalt täpne täitmiseks. Selle probleemi lahendamiseks on näiteks Hewlett-Packard võtnud kasutusele e-maili pealkirja paigutatavad tähekombinatsioonid: FYI - for your information ning AI – action item. See on leevendus probleemile ja toimib väikeste ülesannete korral. E-mail on meedia vorm, millega on võimalik töötajad väga kiirelt üle koormata ning ettevõtte juhist (administraatorist) saab e-posti töötleja, kes eraldab konkreetsed ülesanded teavitustest.
 
Mida me õppisime?
  • Selge kommunikatsioon võimaldab inimestel aega väga oluliselt kokku hoida.
  • Erinevad tegevuste liigid aitavad ajakriitilisel hetkel prioretiseerida, millesse süvenetakse esmalt.
  • Seosed ja sisu puudutavad märksõnad kirjete küljes aitavad kommunikatsiooni filtreerida ja prioretiseerida – võita aega info otsimisel.

Pealeht   /  Kuidas kasutada?   /  Kommunikatsioon
mikare.net EMARKETING
MIKARE ASK
MIKARE CSI
MIKARE SMS
MIKARE CMS
MIKARE ESHOP
MIKARE CRM
MIKARE WebFTP
MIKARE IT
MIKARE HOSTING