Mikare CRM Eesti keeles
In English
LOG IN
Intranet, Kliendihaldus, CRM...ERP Teooria Uudised Toetus Kuidas kasutada? Hinnad Portfolio Kontakt

Kasutajate seadistamine

See on süsteemi vast raskeim osa loogika poolelt. Oleme juurutanud palju erinevaid lähenemisi, mille valu oleme ise kogenud või mille eelised on meie jaoks selgitanud meie kliendid-partnerid.

Kasutajad
Kommunikatsiooni käsitluse juures näitasime me ära, et kommunikatsioon käib ainult inimeste vahel, kuid võib olla seotud paljude teiste asjadega. Infosüsteemis on meil lisaks kommunikatsioonile veel tehnilised andmebaasid, kus kirjeldatakse, mida teeb kasutaja süsteemis. Sellest moodustub logi, kus on kirjas iga kasutaja liigutus. „Kasutaja“ on n.ö. inimene, kes omab kasutajatunnust ja salasõna ning saab süsteemi sisse logida ja teha süsteemis erinevaid toiminguid. Kontakt on selline süsteemi objekt, millega kirjeldatakse ära inimesed, kes teevad omavahel kommunikatsiooni. Töötajad tulevad ja lähevad, aga nende poolt tehtud kommunikatsioon on ettevõtte ajalugu klientide ja hankijate ning miks mitte ka töötajatega. Ühe kasutaja külge võib olla seotud mitu kontakti. Näitena olukord, kus samad omanikud omavad mitut ettevõtet, tehakse aktiivset koostööd, kliendibaas on sama, turg on sama, ainult raamatupidamine on eraldi. Omanikud ja/või juhid ja(või spetsialistid peavad korraga suhtlema kord ühe firma nime alt, kord teise firma nime alt. Väga ebamugav on selleks teha 2 paralleelset programmi, mille vahel info liigutamine toimuks copy/paste meetodil. Nii saab sama kasutajaga opereerida mitme firma sise- ja väliskommunikatsioonis ning andmeregistrites. Sarnaselt saab luua mitu e-maili kontot sama kasutaja külge.
Kasutajat ei saa süsteemist kunagi eemaldada, sest muidu kaoks ajalooline seos kogu kommunikatsiooniga, mida ta teinud on ettevõtte nimel. Kasutaja nime saab muuta, samuti saab kasutajat aktiveerida/deaktiveerida. Deaktiveeritud kasutaja ei saa sellest hetkest alates süsteemis enam mitte ühtegi liigutust teha. Ekraanil olev pilt on viimane, mida ta näeb.
 
Rollid
Kasutajate tegevusi reguleeritakse mitmel tasandil. Võimsaim neist on „roll“. Ühel kasutajal võib olla korraga mitu rolli. Rolli eesmärk on ära kirjeldada, milliseid süsteemi funktsioone antud kasutaja saab kasutada. Näiteks saab reguleerida menüüd, mida antud rolli omav kasutaja näeb. Selge on, et mida vähem asju töölaual on, seda õnnelikum on töötaja – keskenduda on lihtne. Rolliga saab reguleerida info lugemist, muutmist, kustutamist, lisamist, õiguste muutmist, tehtuks märkimist, kontrollituks märkimist. Iga uue sisu loomise juures, näiteks uue kontakti loomisel, kontrollitakse esmalt, kas antud kasutajal on rolli, mis lubab tal luua uut kontakti. Samuti kontrollitakse, kas ülesannet tohib antud kasutaja märkida kontrollituks.
Ka rollidel on õigused, mis reglementeerivad, millised kasutajad saavad rolle seadistada.
Rollide all tuleb määrata ära konkreetsed kasutajad, kellele laieneb antud roll.
Konkureerivate rollide korral jäävad kehtima kõige kitsamad õigused. Rollidel on „lubatud“ ja „keelatud“. Kahe rolli korral, kui on ühel on „märkimata“ ja teisel on „lubatud“, on see funktsioon „lubatud“. Kahe rolli korral, kui on ühel on „keelatud“ ja teisel on „lubatud“, on see funktsioon „keelatud“.
 
Õigused
Kui rollid on funktsioonide kasutamist reguleerivad, siis „õigused“ on sisu käitlemist reguleerivad. Iga uue sisu loomise juures, näiteks uue kontakti loomisel, kontrollitakse esmalt, kas antud kasutajal on rolli, mis lubab tal luua uut kontakti. Kui jah, siis luuakse uus kontakt. Antud kontakti „omanikuks“ saab looja kasutaja. Omanik saab enda poolt loodud sisule kõik õigused. Neid õigusi saab piirata ainult kasutajale omistatud roll, mis kontrollib juba funktsionaalsel tasandil. Näiteks saab kasutaja luua küll uue ülesande, aga muutmisel kontrollitakse, kas antud kasutaja tohib märkida ülesannet kontrollituks. Ja hoolimata omanikuks olemisest võib olla nii, et rollidega on see kasutaja jaoks keelatud.
Õigustega määratakse, millised kasutajad saavad millistele sisudele kuidas ligi. Vaikimisi on Mikare CRMis õigused seadistatud selliselt, et kogu ettevõtte kommunikatsioon on kättesaadav kõikidele ettevõtte kasutajatele. Microsofti poliitika on vastupidine – seal peab kasutaja alati määrama, kellele ta mida näidata soovib. Mikare CRM sellise lähenemisega tehakse kliendiga suhtlemise info avalikuks, et kolleegidel oleks lihtne leida ise infot, mis võib nende otsust mõjutada. Samuti saab süsteem ise näidata seoste alusel kommunikatsiooni erinevates fookustes. Peidetud kirjed on kuvatud hallina või reana „konfidentsiaalsed kirjed“. Vajalik on see seetõttu, et teised kasutajad teaksid, et võib olla infot, mis on nende silmade jaoks varjatud. Sellest tarkusest võib järeldada, et selle ettevõttega on meil olemas suhe, mida mina ei pea teadma. Teine aspekt on see, et inimesed eksivad ja viitavad infole, mis on süsteemis peidetud, aga info otsija peab teada saama, et selline info on olemas, kuid temal puudub ligipääs. Nii saab paluda info avaldamist. Õigusi saab seadistada alati, kui selleks on rollipõhine õigus.
Õigusi saab anda „gruppidele“ ja kasutajatele. Kui sama kasutaja on sees grupis, saab grupile lubada ja kasutajale siiski keelata ja vastupidi. Ehk, kasutajale antud õigused on tugevamad, kui grupile antud õigused.
 
Grupid
Kasutajaid on mõistlik kohe alguses gruppidesse koondada. Kõige lihtsam on rollipõhine jaotus infosüsteemi siseselt: administraatorid, kasutajad. Aga saab ka keerukamalt, kus on eraldi juhatus, raamatupidamine, juhtkond, müük, ost, ladu, eri osakonnad. Selge on, et mida keerukam on õiguslik struktuur, seda suurem oht on teha vigu.
Üks kasutaja võib sama-aegselt kuuluda mitmesse gruppi. Gruppidele on hiljem lihtsam õigusi omistada. Selliselt saab kasutaja ligipääsu mingile osale infost hõlpsasti ühe liigutusega muuta. Kas juurde andes või eemaldades. Selleks peab grupile lisama kasutaja, kes seal veel pole või grupist kasutaja eemaldama, et tema õigusi piirata. Kui õigusi omistada kasutajate järgi, on igal sisuobjektil väga raske õiguste reeglistik küljes ning väga ebamugav on ära muuta kogu info, millele antud kasutaja enam ligi pääseme ei peaks. Ka gruppide haldamine on reguleeritud rollide ja õigustega.
NB! Rollid on alati kasutaja põhised, rolle gruppidele ei saa anda.
 
Õiguste privileegid
Nüüd, igapäevaselt töötades, me märkame, et me tahame pidevalt panna ülesannetele, e-mailidele jt objektidele sarnaseid õigusi. See tähendab, et meil eksisteerivad korduvkasutatavad õiguslikud reeglid. Nimetame neid „õiguste privileegid“. Privileegides saab valmis teha kõik reeglistikud, mida kasutajad või grupid saavad kasutada oma igapäevases töös. Näiteks meie soovitus on, et kõik firmad ja kontaktid peaksid olema kõigile kasutajatele alati kättesaadavad. Samas on juhtumeid, kus just varjatakse teatud hulga kasutajate eest mingeid kontakte ja firmasid, kuna nad on strateegilised ja mittelojaalsed. Läbi õiguslike seadistuste privileegidel, saab määrata, millised privileegide valikud tekkivad konkreetsetele kasutaja gruppidele. Seega me saame neid mitte stressida privileegid valikuga, mille nimeks on „halvad töötajad“.
 
Mida me õppisime?
Olemas on kasutajad, kontaktid, mis on erinevad. On olemas kasutajate grupid, mille kaudu on mõistlik õigusi jagada, kasutades selleks õiguste privileege. Ja kõige tugevamad funktsionaalsed piirajad on rollid. Kuid positiivne võib olla ka see, et me keelame tavakasutajatel firmade kustutamise, ning seetõttu nad ei tee enam „kogemata“ vigu.
 
 

Kuidas uut kasutajat seadistada?
Ülamenüüst "Seadistused" avab seadistuste akna.
Seadistuste aknas vasakust menüüst "Turvalisus" avab õige jaotuse, kus saab juba edasi toimetada.
Jaotuses on tabidena kuvatud vastavad alamjaotused, kus saab teha toiminguid.
1. Peab eksisteerima kontaktisiku kaart nime, firma seose ja e-maili aadressiga.
2. Peab eksisteerima kasutaja konto.
3. Peab eksisteerima roll.
4. Peab eksisteerima õiguste privileeg.
5. Peab eksisteerima kasutajate grupp.
6. Kasutajakontole peab määrama tema vaikimisi kasutatava privileegi. Määramata privileegid = kõik kasutaja poolt tehtu on privaatne.
7. Kasutajakontole peab määrama tema vaikimisi kasutatava kontaktisiku.
8. Kasutajakontole postkasti määramine on valikuline. Selle määramine seadistab vaikimisi väljasaatmise postkasti konto.
9. Kasutaja peab olema lisatud rolli alla. Lisamiseks avada rollid ja lisada iga kasutaja rolli külge.
10. Kasutaja peab kuuluma gruppi. Lisamiseks avada grupid ja lisada iga kasutaja grupi külge.
11. Kui privileegide valikud on loodud gruppidele, siis rohkem seadistama ei pea.

Pealeht   /  Kuidas kasutada?   /  Kasutajate seadistamine
mikare.net EMARKETING
MIKARE ASK
MIKARE CSI
MIKARE SMS
MIKARE CMS
MIKARE ESHOP
MIKARE CRM
MIKARE WebFTP
MIKARE IT
MIKARE HOSTING